En una inspección de trabajo, la trampa del “ya lo haremos cuando sea obligatorio” no vale.
Últimamente, se habla mucho de que el “nuevo registro horario digital” podría retrasarse o estar en pausa. Y claro, en muchas empresas aparece el pensamiento peligroso:
“Si la reforma se retrasa… seguimos con papel (o Excel) y listo.”
El problema es que la obligación de registrar la jornada ya existe desde 2019. Y lo que se sanciona no es “no tener el software de moda”, sino 👉 no poder demostrar un registro válido, fiable y accesible cuando toca.
Qué dice la norma vigente (lo importante, sin líos)
El registro de jornada es obligatorio (desde 2019)
Desde el Real Decreto-ley 8/2019, las empresas deben registrar la jornada diaria y conservar esos registros durante 4 años a disposición de plantilla, representantes e Inspección.
Y si no cumples, hay sanciones
Los incumplimientos en materia de jornada/registro pueden considerarse infracción grave y, según la graduación, las multas por infracciones graves pueden ir de 751 a 7.500 €.
Por qué el papel te deja indefenso ante una inspección
Vamos al grano: el papel no falla porque sea “antiguo”. Falla porque, ante una inspección, suele ser difícil (o imposible) probar que es fiable.
1) Integridad: “¿Quién me asegura que esto no se cambió ayer?”
En papel (y en Excel) el gran problema es el mismo: se puede modificar sin dejar huella.
- En papel: se rehace, se rellena a posteriori, se “repasa”.
- En Excel: se edita sin registro real de cambios (si no hay controles específicos).
Y cuando hay dudas, adivina quién tiene que demostrarlo: la empresa.
2) Accesibilidad inmediata: “¿Me lo enseñas ahora?”
La guía del Ministerio de Trabajo insiste en que el registro debe poder consultarse en cualquier momento cuando se solicita, evitando posibilidades de creación o manipulación posterior.
Con papel, la realidad típica es:
- “Está en la otra oficina”
- “Lo tiene la asesoría”
- “Faltan hojas”
- “Se mojaron / se perdieron / no se entienden”
3) Conservación 4 años: el papel envejece… y desaparece
La obligación es guardar registros 4 años.
En papel, el riesgo operativo es enorme: archivadores, mudanzas, humedad, extravíos, “la carpeta que nadie encuentra”.
4) Señales rojas que huelen a “registro de pega”
Hay patrones que, sin mala intención, dejan mala pinta:
- Hojas con la misma letra para toda la plantilla
- Horarios idénticos todos los días
- Firmas “en cadena” el último día del mes
No hace falta que sea fraude: basta con que parezca poco fiable.
“Pero he leído que la reforma del registro digital está parada…”
Puede haber ruido político o retrasos en cambios futuros, sí. Pero el mensaje práctico es claro: no confundas “reforma en pausa” con “riesgo en pausa”.
De hecho, muchas noticias recientes insisten en que el foco está en trazabilidad y fiabilidad del registro, especialmente para evitar horas extra no registradas y facilitar comprobaciones.
Qué debe tener un sistema de fichaje digital para que realmente te proteja
No se trata de “fichar por fichar”. Se trata de poder decir, con tranquilidad:
✅ “Aquí está el registro”
✅ “Es fiable”
✅ “Se conserva y se consulta fácil”
✅ “No es editable sin control”
Checklist mínimo:
- Registro de entrada/salida (y pausas si aplica)
- Acceso rápido ante solicitud
- Conservación segura (copias/backup)
- Trazabilidad de cambios (si hay correcciones, que quede rastro)
Cómo pasar del papel al registro horario digital sin dramas (en 7 días)
Día 1-2: Define la regla simple
- ¿Cuándo se ficha?
- ¿Cómo se registran pausas?
- ¿Qué pasa si alguien olvida fichar?
Día 3-4: Elige el nivel adecuado (no sobredimensiones)
En Colibrí·connecta lo planteamos en 3 niveles, según tu realidad:
- Colibrí·Inicio: cumplir fácil y rápido (ideal equipos pequeños).
- Colibrí·Impulso: teletrabajo/híbrido, turnos, vacaciones e incidencias con orden.
- Colibrí·Visión: empresas con más complejidad y procesos internos.
Día 5-7: Mini formación + arranque
15-30 minutos y listo. Si el sistema es fácil, se adopta solo.
Mini autodiagnóstico: ¿estás indefenso ahora mismo?
Responde mentalmente:
- ¿Podrías enseñar hoy los registros de los últimos 2 meses en 5 minutos?
- ¿Puedes demostrar que no se han modificado?
- ¿Los conservarás bien durante 4 años?
- ¿Tu registro es legible, completo y coherente?
Si has dudado en 2 o más… no es “para asustarse”, es para ponerse a salvo.
Te ayudamos a blindarte (sin complicarte la vida)
Si quieres, lo hacemos contigo en dos pasos:
1) Checklist de autodiagnóstico
2) Demo personalizada para ver tu caso real (sin tecnicismos)
